Nuevas Tecnologías: Microsoft Outlook

CONCEPTO

¥ Aplicación de gestión de correo.

¥ Agenda personal.

ORIGEN

¥ En 1989, se lanza por primera vez Microsoft Office (MSO).

¥ La primera versión de Office contenía Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint.

¥ En 1990, salieron dos nuevas aplicaciones, una de ellas Outlook para MS-DOS.

¥ Para satisfacer al público se lanzó después Microsoft Outlook 95.

VERSIONES OUTLOOK PARA MICROSOFT WINDOWS

¥ Outlook 97.

¥ Outlook 98.

¥ Outlook 2000 (también conocido como Outlook 9).

¥ Outlook 2002 (también conocido como 10 o Outlook XP).

¥ Office Outlook 2003.

¥ Office Outlook 2007.

¥ Office Outlook 2010.

ENTORNO MICROSOFT OUTLOOK 2007

¥ PANTALLA

Elementos que componen la pantalla inicial

¥ Barra de titulo

¥ Barra de menús

¥ Barra de herramientas

¥ Barra de estado

¥ Panel de exploración

Se puede personalizar que botones se muestran.

¥ Barra de tareas pendientes

DEFINIR CUENTAS DE CORREO

¥ Hacer clic en la opción herramientas de la barra de menú.

¥ Escoger opción configurar cuenta

…Aparece el siguiente cuadro de dialogo

Luego…

Una vez completado todo debe aparecer la siguiente ventana

ELIMINAR UNA CUENTA DE CORREO

¥ Hacer clic sobre la opción Herramientas de la barra de menú y escoger la opción marcada como Configuración de la cuenta.

¥ Aparece la siguiente pantalla

¥ Seleccionada la cuenta y pulsado el botón Quitar aparece el siguiente cuadro de diálogo.

¥ Al confirmar que Sí queremos borrar la cuenta seleccionada nos devolverá a la pantalla anterior, sola que la cuenta personal desaparece.

PARTES DE UN CORREO

¥ Para acceder a la pantalla de composición del correo debe pulsar sobre presione la combinación CTRL+U.

¥ En la zona central tenemos el espacio reservado para el texto del mensaje

La pantalla de composición de correo consta de las siguientes barras…

¥ En la barra de título aparece el nombre del mensaje.

¥ Desde la pestaña Mensaje, se puede: elegir la fuente, tamaño y color del texto; acceder a nuestra libreta de direcciones, adjuntar archivos o revisar la ortografía.

¥ La pestaña Insertar podemos insertar en el mensaje, como archivos adjuntos, tarjetas de presentación, tablas, imágenes, gráficos, diagramas, enlaces, títulos WordArt etc.

¥ En la pestaña de Opciones podemos cambiar características del mensaje.

¥ La pestaña Formato de texto contiene todas las opciones para formatear el texto del mensaje, como si lo hiciésemos desde el propio Word.

Indica a quien va dirigido el mensaje.

Sirve para enviar copia del mismo mensaje a más de una persona.
¥

Sirve para indicar el motivo del correo.

Si se ha configurado más de una cuenta con este botón se podrá elegir desde cual enviarlo.

LA BANDEJA DE ENTRADA

¥ La barra de bandeja de entrada contiene las acciones más comunes que se utilizan con los mensajes recibidos.

¥ La cabecera de los mensajes nos muestra de forma ordenada la cabecera de los mensajes recibidos.

¥ Cuando el panel central sea muy grande, se mostrará una barra de ordenación que permite ordenar los mensajes por importancia, recibido, asunto, adjuntos.

¥ El cuerpo del mensaje. Para ver el mensaje en sí, basta con seleccionar una cabecera. El mensaje se mostrará en el Panel de lectura. Si no se te muestra, puedes activarlo desde el menú Ver → Panel de lectura

RECIBIR NUEVOS CORREOS

¥ Al estar conectados a Internet, automáticamente hace un escaneo por las cuentas para ver si existen mensajes nuevos.

¥ Si no se tiene activada la opción o no estamos seguros de sí ha leído correctamente todas las cuentas debemos hacer clic sobre el botón.

¥ Nos aparecerá el siguiente cuadro de dialogo.

LEER EL CORREO

¥ Outlook viene con la opción de Panel de lectura activada que permite ver en el panel central el cuerpo de los mensajes.

¥ Esta opción se activa o desactiva a gusto del usuario accediendo por el menú Ver en la opción Panel de lectura.

¥ Si la opción está desactivada y se desea leer el mensaje debemos hacer doble clic sobre la cabecera del mensaje para que se nos abra una ventana a tamaño completo con el contenido del mensaje o hacer clic sobre el mensaje con el botón derecho del ratón y pulsar en Abrir.

VISUALIZAR Y GUARDAR ANEXOS

¥ Si el mensaje tiene el clip dibujado

en la columna de anexos podemos descargarnos el archivo haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el correo y eligiendo Ver datos adjuntos.

¥ Para visualizar el contenido del adjunto sin necesidad de guardarlo pulsaremos sobre Abrir y Windows buscará la aplicación correspondiente para abrir el archivo adjunto.

¥ Para guardarlo al disco duro pulsaremos sobre Guardar Como... y a continuación le indicamos el lugar donde lo queremos almacenar en nuestro disco duro.

ORDENAR LOS MENSAJES

¥ Los mensajes almacenados en la Bandeja de entrada pueden ser ordenados por varios criterios, para ello podemos utilizar la barra que aparece en la lista de cabeceras de mensajes:

Los criterios de ordenación son:

Ordenar por orden de importancia.

Ordenar por icono.

Ordenar por estado de marca.

Ordenar por datos adjuntos.

¥ De nos permite ordenar los mensajes por la dirección del remitente.

¥ Asunto permite ordenar por el texto del asunto.

¥ Recibido por la fecha y hora de recepción.

¥ Tamaño por el tamaño.

LISTA DE CARPETAS

Elementos de la lista de carpetas

¥ Carpetas favoritas

¥ Carpetas de correo

¥ Bandeja de entrada

¥ Borrador

¥ Correo electrónico no deseado

¥ Elementos eliminados

¥ Elementos enviados

¥ Fuentes RSS

¥ Carpetas de búsqueda

CREAR UNA NUEVA CARPETA

Se presentan dos opciones:

Desde la barra de menú en Archivo y después pulsando en Carpeta → Nueva Carpeta.
pulsando el botón derecho del ratón sobre la superficie de la lista de carpetas y pulsar sobre Nueva Carpeta.
Introducimos un l Nombre, se indica el Contenido de la carpeta, se elige también la Ubicación de la carpeta, Y pulsamos en Aceptar

¥ Para copiar una carpeta a otra carpeta seleccionamos la carpeta que deseamos copiar y pulsar la combinación de teclas Ctrl+C, después para pegar donde deseemos pulsar la combinación de teclas Ctrl+V. Otra opción es utilizando el menú emergente de la lista de carpetas y accediendo a Copiar.

¥ Para mover una carpeta combinación de teclas Ctrl+X del teclado, y después para pegar donde deseemos pulsar la combinación Ctrl+V. Otra opción es utilizando el menú emergente de la lista de carpetas y accediendo a Mover.

¥ Para eliminar seleccionar la carpeta que deseamos eliminar y seguidamente pulsar ltecla Supr del teclado. Otra opción es utilizando el menú emergente de la lista de carpetas y accediendo a Eliminar.

LISTA DE DISTRIBUCION

¥ Para crear una nueva lista de distribución podemos acceder al menú Nuevo y elegir Lista de distribución.

¥ Se abre la siguiente ventana

AGREGAR INTEGRANTES

¥ Cuando los integrantes también pertenecen a nuestra lista de contactos

podemos pulsar en

se abre una ventana para escoger los contactos que deseemos

¥ Cuando queramos agregar nuevos integrantes, que no tengamos en la lista de contactos, pulsamos en

¥ Se abrirá la ventana agregar nuevo integrante

ENVIAR MENSAJES A UNA LISTA DE DISTRIBUCION

¥ Al crear el nuevo mensaje, pulsamos en Para: y elegimos el nombre de la lista.

¥ Pulsando con el botón derecho directamente sobre la lista, en el menú emergente podremos elegir Crear un nuevo mensaje para este contacto.

¥ Se abrirá una ventana con nuestros contactos, para que seleccionemos los que deseemos.

UTILIZAR EL CALENDARIO

¥ Al pulsar sobre el acceso directo

aparece la barra de Calendario

¥ La barra del calendario contiene las acciones más comunes que se utilizan para gestionar las citas del calendario. Por ejemplo el botón sirve

para crear una nueva cita en el calendario.

¥ En el menú emergente del calendario, podemos encontrar las operaciones más utilizadas a la hora de planificar nuestras citas, eventos y demás gestiones llevadas en una agenda.

PLANIFICAR UNA CITA

¥ Para añadir una cita simple debemos seleccionar el día del calendario situado arriba a la derecha y después sobre el planning de horas del día hacer clic en el intervalo en el que queremos añadir la cita y seguidamente solo nos queda escribir el texto de la cita, por ejemplo "Cita con el dentista".

¥ Si queremos añadir una cita más completa, con alarma, con etiqueta de importancia, etc., deberemos entrar en la ventana de la Cita.

VENTANA DE CITA

CAMPOS DE LA CITA

En este campo debemos indicar el tema de la cita.

En este campo especificamos donde ocurrirá la cita prevista.

Aquí especificamos la fecha y la hora de Comienzo y Fin de la cita.

Aquí podemos indicar que nos avise con cierta antelación, con el sonido predeterminado.

¥ En

Podemos especificar cómo se mostrará la hora en el calendario (libre, provisional, no disponible, fuera de oficina).

CONFIGURAR OPCIONES DEL CALENDARIO

¥ Para acceder a las opciones de configuración del calendario debes acceder mediante la barra de menús en Herramientas y después pulsar sobre Opciones y dentro de la pestaña Preferencias existe un botón.

Denominado Opciones del Calendario...

Al pulsar en el botón Opciones del Calendario... se abre el cuadro de diálogo Opciones del Calendario que podemos ver a continuación y donde podremos cambiar la configuración de nuestro calendario.